Microsoft Access
Qu'est ce qu'une Base de donnée
Une base de données est un ensemble de données stockées de maniére structurée, organisée et avec le moins de redondance possible.
Une Base de Données relationnelle est composée d’un ensemble de tables (ou relations).
Une table est composée de Lignes qu’on appelle enregistrements (ou tuples) Colonnes représentant chacune un champ (ou un attribut).
Qu'est ce que SGBD
Le SGBD, Système de Gestion de Bases de Données, est le logiciel intermédiaire entre l'utilisateur et la base et qui est chargé de réaliser toutes les opérations s'effectuant sur la BD.
Un Système de Gestion de Bases de Données permet de classer, trier et filtrer de larges quantités d'informations. Les logiciel de gestion en comptabilité, gestion commerciale, stock, ...) sont des SGBD.
Les SGBD notamment Access, sont caractérisées par des enregistrements et des champs. Dans le cas d'un carnet d'adresse, l'enregistrement représente les coordonnées de la personne. Le champ, représente la case à remplir, un renseignement repris dans une catégorie pour chaque enregistrement. La création d'une base de donnée implique donc au préalable la création d'une structure en fonction des renseignements souhaités. Cette étape d'analyse préalable est la plus importante.
Qu'est ce que Access
Microsoft Access (officiellement Microsoft Office Access) est une base de données relationnelle éditée par Microsoft. Ce logiciel fait partiellement de la suite Microsoft Office.
Les grandes fonctions d'Access
i) Les tables
Les tables représentent la structure d'entrée des informations brutes (non traitées) les enregistrements et les champs.
ii) Les requêtes
Les requêtes permettent diverses traitements des informations: tri, filtre, extraction mais aussi saisie dans plusieurs tables en même temps.
iii) Les formulaires
Un Formulaires est une interface de saisie des informations.
iv) Les états
Les états permettent d'imprimer des informations mais aussi de traiter ces informations.
Les types de données
Texte: type destiné à contenir des caractères alphanumériques. Les Champs de ce type ne peuvent pas contenir plus de 255 caractères.
Mémo: destiné pour les champs de type texte dont la taille peut aller jusqu'à 65535 caractères.
Numérique: pour les champs qui ne peuvent contenir que des nombres avec ou sans décimales. Sa taille dépend du type de données (Entier, Entier long, Réel simple,…)
Date/Heure: pour les champs qui ne peuvent contenir que des dates ou des heurs. Dans ce cas, Access vérifie la validité des dates ou des heurs saisies.
Monétaire: type dont les valeurs sous le format monétaire; par exemple : 30,250 DT.
NuméroAuto: type de champ dont les valeurs sont numériques et incrémentées automatiquement par Access.
Oui/Non: seuls deux valeurs sont autorisées oui ou Non.
Objet OLE: permet d'insérer dans une application des objets provenant d'autres applications par exemple une image, un son, un fichier Word,…
Lien hypertexte: un champ de ce type contiendra une adresse Internet à laquelle on peut accéder par simple clic.
Assistant liste de choix : permet de choisir une valeur à partir d’une autre table ou d’une liste de valeurs à l’aide d’une zone de liste
la clé primaire
Une clé primaire est un champ (des champs) qui permet d’identifier de manière unique un enregistrement. Il sert à retrouver n'importe quel enregistrement dans cette table. Il sert aussi à mettre deux tables en relation.
la clé étrangére
une clé étrangére est un champ (ou des champs)
les relations
Les relations entre les tables d'une base de données permettent réunir les informations réparties dans différentes tables pour pouvoir les exploiter et les analyser ensemble.
Pour établir une relation entre deux tables, il faut qu'il y ait un champ (primaire ou étranger) en commun de même type et de même taille. Il existe trois types de relations entre les tables: • Relation un à 1 (1-1): Un enregistrement d’une table n'est en relation qu'avec un seul enregistrement d’une autre table. • Relation un à plusieurs (1- ∞): Un enregistrement d’une table est en relation avec plusieurs enregistrements d’une autre table. (Exemple Un client peut avoir plusieurs commandes) • Relation plusieurs à plusieurs (∞ - ∞): Un enregistrement de la table primaire peut être en relation avec plusieurs enregistrements de la table reliée et inversement, un enregistrement de la table reliée peut être en relation avec plusieurs enregistrements de la table primaire. Pour gérer ce type de relation, il faut la scinder en deux relations : une relation (1- ∞) et une relation (∞ - 1) en ajoutant une table intermédiaire qui contient les deux clés primaires des tables à relier.